Verifiche di Audit, tutto ciò che c’è da sapere

Le verifiche aziendali o Audit rappresentano lo strumento essenziale per misurare e monitorare il miglioramento aziendale. Consistono nell’accertare la conformità a determinati requisiti obbligatori o a norme specifiche che interessano sistemi di gestione, standard di certificazione, ambiente, qualità, sicurezza alimentare, salute, sicurezza sul lavoro, ecc.

Si tratta di un processo indipendente e documentato di verifica obiettiva per determinare in quale misura i criteri prefissati vengano soddisfatti o meno.

Verifiche di Audit: tre tipologie

In qualsiasi settore operi l’organizzazione, tipologia grandezza, pubblico e privato, si distinguono tre tipologie di Audit:

– di prima parte: verifiche di Audit interne effettuate dalla stessa azienda tramite personale interno addestrato o col supporto di un consulente esterno. Inerenti alla conformità ai requisiti.

– di seconda parte: verifiche da parte del cliente (addestrato) o da consulenti del cliente verso un fornitore di beni e servizi.

– di terza parte: verifiche di certificazione condotte da un organismo accreditato e indipendente. Atte a valutare la conformità alla norma per il rilascio e o mantenimento della certificazione aziendale. Se la tua organizzazione necessita di servizi di audit e valutazione può approfondire le tematiche con Sistemi & Consulenze.

In via straordinaria, si effettuano specifiche verifiche di fattibilità e conformità, verifiche sulla Supply Chain, su determinati aspetti della Food Defense, Food Fraud (frode alimentare) o pre audit di certificazione.

Valutazione documentale e verifiche in campo degli auditor

Le verifiche o Audit aziendali sulla conformità a requisiti obbligatori e norme volontarie devono basarsi su principi imprescindibili.

Gli auditor (interni o esterni e, comunque, formati, addestrati e con le giuste competenze) che effettuano le verifiche devono sempre tenere un comportamento integro, imparziale, riservato, professionale, indipendente, obiettivo. Devono essere in grado di identificare il contesto con un approccio basato sull’evidenza, non su giudizi personali.

La norma ISO 9001 definisce evidenze i “dati che supportano l’esistenza o la veridicità di qualcosa”. Può trattarsi di informazioni, documenti, risultati di misurazioni e monitoraggi, constatazioni, contenuti emersi da un’intervista. Sono evidenze anche i prodotti, le apparecchiature, le procedure, le infrastrutture in cui si svolgono gli audit, una situazione identificata oggettivamente (anomalia di un documento, luogo di lavoro in disordine, ecc.).

Attraverso due documenti (programma e piano di verifica) si stabiliscono frequenze, durata, criteri, risorse necessarie, competenze ed obiettivi degli auditor. Questi ultimi effettueranno una valutazione documentale prima di avviare la verifica in campo, la fase più importante durante cui osserveranno l’operatività dei lavoratori parlando con loro. In questa fase, potranno raccogliere evidenze in campo per avere modo di preparare il rapporto Audit da presentare alla direzione aziendale.

Obiettivi dell’Audit

Gli obiettivi dell’Audit sono:

– verificare il grado di conformità ad una norma o standard di requisiti rilasciando un certificato di conformità;

– qualificare un fornitore;

– valutare un prodotto o un’apparecchiatura per accertarne la conformità e adeguatezza;

– valutare l’efficienza e l’efficacia di un sistema di gestione o la corretta applicazione di specifiche procedure;

– verificare un servizio prima di erogarlo o durante l’erogazione per controllare i risultati;

– ottenere un ranking (o rating) per misurare una determinata performance ed avviare un percorso di innalzamento di livello;

– verificare l’efficacia di azioni correttive precedentemente intraprese.

Criteri e metodologia di esecuzione dell’Audit

L’audit è una valutazione indipendente finalizzata ad ottenere prove con obiettività. In genere, si svolge attraverso un campionamento di evidenze.

Il concetto di audit è stato diffuso e messo in pratica grazie alle norme relative alla garanzia di qualità.

La metodologia di esecuzione dell’audit aziendale in linea di massima deve seguire i requisiti minimi indicati dalla norma ISO 19011.

I criteri su cui si basano le verifiche di Audit si rifanno alla norma ISO 9001 (gestione per la qualità), ISO 14001 (gestione per l’ambiente), ISO 45001 (salute e sicurezza sul lavoro). E’ possibile considerare anche i criteri sulle norme e sugli standard alimentari, ambientali, leggi cogenti, requisiti di fornitura, ecc.

Non bisogna confondere l’audit con ispezione, collaudo, prova, controlli e verifiche in senso generale. L’Audit è un processo vero e proprio per il quale bisogna rispettare scrupolosamente tutta una serie di regole.